Maio 2017

Novos sistemas e processos aumentam eficiência da gestão


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Renata do Amaral

Dar mais transparência, eficiência e celeridade aos processos administrativos. Para a pró-reitora de Gestão Administrativa (Progest), Niedja Paula Albuquerque, esse é o principal impacto da implantação do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac) na gestão da Universidade.

Do protocolo ao patrimônio, a UFPE vai usar toda a parte administrativa do sistema, elaborado pela UFRN, num total de 21 módulos. Durante a implantação do Sipac, foram desenvolvidos pela própria pró-reitoria dois sistemas temporários: um de compras e um de contratos. Foram realizados 6 mil pedidos desde 2013. A pró-reitora explica que a compra de bens comuns passou a ser centralizada, de acordo com um planejamento realizado junto aos três campi. A Progest coleta a demanda, prepara a licitação que pode ser usada durante todo o ano e gerencia a distribuição dos pedidos.

Assim, é possível verificar quando os estoques estão baixando para que novas licitações sejam providenciadas, mantendo assim a oferta de itens para a comunidade acadêmica. É o caso de objetos comuns a vários centros, como material de expediente, mobiliário e eletrodomésticos.

“Isso permite melhor controle do patrimônio, aquisições mais vantajosas, padronização e maior eficiência dos gastos públicos”, explica Niedja Paula. “Com um clique, é possível saber o que há no almoxarifado.” Para compras específicas, há uma unidade em cada centro para coletar a demanda e encaminhar à Progest para providenciar a licitação.

No caso dos contratos, também é possível consultar os mais de 200 instrumentos vigentes e seus aditivos. A pró-reitora também destaca, dentre as novidades da Progest nesta gestão, o serviço de impressão departamental, que inclui a contratação e implantação do serviço de impressão para todos os setores da UFPE. Além do aluguel das máquinas multifuncionais – que permitem copiar, digitalizar e imprimir –, o contrato inclui manutenção e controle de impressões.

MANUAIS – Tanto a Progest quanto a Proplan fazem parte do Fórum Nacional de Pró-Reitores de Planejamento e de Administração das Instituições Federais de Ensino Superior (Forplad). Após reuniões, foi criado um grupo de trabalho, com participação da UFPE, para elaborar um Manual de Fiscalização de Contratos.

O documento traz orientações para que os fiscais realizem o acompanhamento. Outros materiais, como o Manual de Compras e checklist de licitação, contratação direta, pregão e adesão, também foram produzidos e disponibilizados para padronizar os procedimentos e torná-los mais eficientes. “Com a criação da Progest, houve uma substancial diminuição na execução orçamentária por dispensa de licitação, uma vez que as compras passaram a ser centralizadas, gerando melhor qualidade nas contratações, economia em escala, celeridade e transparência”, conclui Niedja Paula.


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